RETROPLANNING POUR DES EVENEMENTS TYPES

Principes :

L’organisation de manifestations comprend une succession de taches à effectuer en suivant un certain nombre d’étapes. Ce document a pour objectif de permettre une meilleure organisation de vos manifestation au regard d’un retour d’expérience que nous mettons à votre disposition et ce, afin d’optimiser la démarche.

Nous avons retenus 2 grands types d’évènements :

Organisation d’une réunion

On distingue 3 grandes étapes :

ETAPE 1 :

Contenu : rédaction de l’ordre du jour de la réunion et du courrier d’invitation, avec inscription préalable. Prévoir environ une heure d’intervention et un temps pour les échanges. Identifiez l’heure de la réunion en fonction du type de public accueilli (en soirée, en journée, le week-end, etc.). N’oubliez pas les logos des partenaires institutionnels sur l’invitation. Estimez le temps pour la validation et les corrections éventuelles. Préparez un dossier de presse / communiqué de presse quand vous aurez récupérer les interventions.

Identification : des intervenants (temps, contenu et conditions éventuelles), et des invités. La récupération de ces coordonnées des personnes / structures peut s’avérer fastidieuses, essayez de récupérer des données numériques (type fichier Excel) comprenant nom, prénom, coordonnées, qualité, téléphone, fax et courriel. Le publipostage en est plus facile. Un courrier suivi d’un courriel peut s’avérer pertinent. Référencez aussi les médias à contacter.

Réservation : Confirmer aux participants leur intervention et réservez la salle (capacité en fonction du nombre de personnes attendues).

Diffusion des invitations : Diffuser le courrier d’invitation un mois avant la date de la réunion ! Informez aussi les différents médias et / ou insérez un encart dans le journal de la collectivité annonçant l’évènement. Affichage en mairie.

Rmq : si les différents intervenants utilisent des supports informatique, récupérez les ou assurez vous qu’ils viennent avec le matériel nécessaire (problèmes possible de compatibilité des logiciels avec le vidéoprojecteur)

La période entre l’étape 1 et 2 vous permet de rédiger le discours de l’élus ou du maire.

ETAPE 2 :

Relance : environ une semaine avant l’évènement, prévoyez une relance des invités (par fax, courrier, mail ou téléphone). Vérifiez que les intervenants aient bien prévus de venir / transmettre un plan d’accès. La relance permet d’augmenter la présence à votre manifestation. Bien que difficile à jauger, le taux de retour des inscriptions se situe généralement autour des 10%, une relance peut donc s’avérer opportune.

Presse : La diffusion d’un communiqué de presse par Fax, une semaine avant est le délai habituel pour contacter les médias. Une relance le jour même est possible.

ETAPE 3 :

Préparation de la salle : Le jour même et en fonction du nombre d’inscrits, installez la salle : nombre de chaises, matériel de projection et audio, tribune, pancarte d’identification des intervenants à la tribune. Effectuez des essais. Si vous êtes chargés de la prise de note, prévoyez quelqu’un pour transmettre le micro dans l’assistance si besoin en est. Un dossier de presse est indispensable si vous avez contacter les journalistes.

Feuille de présence : Diffusez dans l’assistance une feuille de présence permettant une inscription des invités : d’autres peuvent être présents. Ce document est identique à votre fichier informatique des inscrits et permet de l’enrichir et de le valider. Il comprend sur une ligne : nom prénom, qualité, adresse complète, téléphone, fax et courriel. Pas besoin de signature (place inutile). Cf. outil C.3. feuille de présence

Organisation d’une manifestation sur une journée ou plus

ETAPE 1

La collectivité doit se poser plusieurs questions :

• que veut on faire, quel message faire passer ?
• quelle est la cible ? (élus, professionnels, grand public, etc.)
• quels sont les moyens ? (financiers, humains, logistiques et technique)

Identifiez le lieu de la journée : palais des congrès, salle en mairie, hôtel, etc.

Quels sont les intervenants à contacter par rapport aux cibles identifiées

Comité de pilotage de l’évènement : l’objectif est d’identifier et de réunir des partenaires à impliquer dans l’organisation (contenu mais aussi financier). Les partenaires peuvent êtres des élus régionaux, des ingénieurs ADEME, des Artisans Qualisol locaux, des organisations professionnelles (FFB, CAPEB, etc.), les centres de formation (AFPA), la CCI, Chambre des métiers, EDF / GDF / autres énergéticiens (M. Développement Durable, Animateurs de filières, responsable de secteurs), architectes, Architecte des Bâtiments de France, Promoteurs Lotisseurs, Constructeurs de Maisons Individuelles, associations de consommateurs, DDE, ARIM, PACT, acteurs du Tourismes, différents services de la collectivités (environnement, Urbanisme, services techniques, ...), etc. Déterminez ici plus précisément le rétroplanning.

Les intervenants identifiés sont contactés avec validation d’un pré programme. A ce stade, le pré programme comporte le nom des intervenants, le nom de l’intervention, l’heure et le temps d’intervention.

Recherche de partenaires et de financements : Une fois le contenu en partie validé, un plan de financement est élaboré avec des demandes de financement auprès du Conseil Régional, de l’ADEME, des Conseil généraux, de EDF et GDF, industriels, etc.

Un plan de communication : la phase de communication est l’outil principal de réussite d’un évènement : utilisation des bons supports pour les bonnes cibles, au bon moment et avec un discours adapté. Au préalable, le programme doit être en partie validé (avec un titre de la l’évènement), le lieu et la date de la manifestation définie, un bulletin d’inscription disponible. Identifiez ensuite les vecteurs pour diffuser l’information (encart PQR, journaux de la collectivité, magasines professionnels, etc.). Vérifiez la périodicité des différents supports (journaux hebdomadaires, parution trimestrielles, etc.), ainsi que les dates limites de dépôt des articles.

ETAPE 2 :

Diffusez l’invitation selon le plan de communication et auprès de vos contacts habituels. Identifiez les médias à inviter : constitution d’une base de données (nom, structure et surtout fax, téléphone ou courriel)

Constitution du dossier du participant : récupérez les différentes interventions des intervenants (version papier ou support CDROM des conférences) afin de tester leurs compatibilité informatique et en vue de mettre en place une interface lors de l’évènement. Préparer un questionnaire d’évaluation de l’évènement.

Organisation de la journée : organisez l’accueil (hôtesses ?), réservez les transports et les chambres d’hôtels pour les intervenants, définissez le menu du repas sur place en fonction du nombre pressentit d’inscrits. Prévoyez aussi des badges pour les différents participants et intervenants.

Inscription : Pour l’inscription, veillez à collecter un maximum de renseignements sur les inscrits, permettant de les contacter individuellement en cas de nécessité et pour la constitution d’une base de données. Prévoyez aussi une liste d’hôtel pour les participants et au cas ou cela n’est pas inclus dans l’inscription.

ETAPE 3

C’est la dernière étape avant l’évènement, et vis à régler les différents problèmes de dernières minutes : intervenant injoignable, détermination du nombre de repas / nombre d’inscrits. C’est aussi le moment de la constitution des dossiers des participants et des contacts avec la presse

La presse : Constitution d’un dossier de presse et d’un communique de presse. Envoie des différents communiqués de presse environ une semaine avant l’évènement (gratuité de l’évènement pour les journalistes).

S’assurer que toutes les interventions ont été récupérées et que tous les intervenants soient présents.

Il est aussi important de clairement définir le rôle de chacune des personnes de le structure organisatrice : qui fait quoi et quand. Ainsi qu’un référant en cas de problèmes (liste de téléphones portables) pour être joint sur place.

Prévoir un circuit de fléchage depuis la (les) route(s) principale(s) jusqu’au lieu de la manifestation (effectué la veille), avec indication du sens ! et le nom de l’évènement.

ETAPE 4

Se réserver à l’accueil des participants et ou des journalistes. Prévoir la possibilité d’une inscription sur place, le jour même.

La personne chargée de l’organisation de l’évènement peut difficilement assister à toutes les conférences. De plus, il peut être amené à gérer différentes situations de dernières minutes (panne micro, retardataires, etc.), il doit être facilement joignable.

Pour l’organisation d’un évènement, nous nous tenons à votre disposition : ENERPLAN T : 04 42 32 43 20 ou enerplan@wanadoo.fr